Datenschutzerklärung

Hosting und Server-Logs

Die Anwendung wird auf Serverinfrastruktur von Hostinger in Frankfurt am Main betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-/Geräteinformationen und Fehlerdaten verarbeitet. Dies dient dem sicheren und stabilen Betrieb auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logs werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Mit dem Hostinganbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Konto und Anmeldung

Für die passwortlose Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, zeitlich begrenzte Anmeldecodes, Sitzungsdaten sowie erforderliche Sicherheits- und Fehlerdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung des Kontos und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz und IT-Sicherheit. Notwendige Sitzungs-Cookies werden ausschließlich für Anmeldung und Kontozugriff eingesetzt.

Dokumentgenerierung mit KI

Zur Erstellung Ihrer Dokumente werden die dafür erforderlichen Angaben aus dem Firmenprofil ausschließlich über den internen Abrechnungs-Proxy Api Dash an das Requesty-EU-Gateway in Frankfurt und von dort an ein in Api Dash ausdrücklich freigegebenes EU-Modell übermittelt. Der für den AI Act Checker verwendete API-Schlüssel ist auf die DSGVO-Policy und deren EU-Modell-Allowlist beschränkt. Api Dash protokolliert Zuordnung, Modell, Tokenmengen und Kosten, aber keine Prompt- oder Antwortinhalte. Der Name der verantwortlichen Person wird vor der Übermittlung durch einen Platzhalter ersetzt und erst in unserer Anwendung wieder eingesetzt. Bitte tragen Sie in Freitextfeldern keine personenbezogenen Daten von Kunden, Beschäftigten oder anderen Dritten ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur angeforderten Dokumenterstellung erforderlich ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den DSGVO-Pfad bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung; das Requesty-EU-Gateway ist mit Zero Retention konfiguriert. Die Inferenz wird auf die in Api Dash geprüften EU-Deployments begrenzt. Soweit ein beteiligter Dienstleister seinen rechtlichen Sitz außerhalb des EWR hat, gelten die vertraglich vereinbarten Garantien für Drittlandübermittlungen.

Schulung

Namen, optionale E-Mail-Adresse, Lernfortschritt, Testergebnis und Nachweisnummer werden gespeichert, um Einladungen, Fortschritt und Teilnahmebestätigungen bereitzustellen. Archivierung sperrt den öffentlichen Zugangslink; eine endgültige Löschung entfernt Fortschritt und Nachweis. Archivierte Nachweise bleiben drei Jahre ab Archivierung erhalten, damit das Unternehmen seine Nachweispflichten erfüllen kann, und werden anschließend durch den Aufbewahrungsjob gelöscht. Eine frühere endgültige Löschung ist jederzeit in der Schulungsverwaltung möglich. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der vom Unternehmen angeforderten Schulungs- und Dokumentationsfunktion nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. das berechtigte Interesse an der Dokumentation interner Compliance-Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-Pflichten-Check

Wenn Sie sich das Ergebnis per E-Mail zusenden lassen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional den Firmennamen sowie Ihre Antworten zur Bereitstellung des Ergebnisses und, bei erteilter Einwilligung, zur Information über unser Produkt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b DSGVO). Ohne Versand werden Zwischenstand und Ergebnis ausschließlich in Ihrem Browser in Session- bzw. Local Storage gespeichert. Sie können diese Daten durch Zurücksetzen des Checks oder Löschen der Browserdaten entfernen. Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Ihrer Bestätigung nehmen wir Ihre E-Mail-Adresse in den Verteiler auf. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zum Nachweis speichern wir Ihre E-Mail-Adresse sowie den Zeitpunkt von Anmeldung und Bestätigung. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail abbestellen; danach sperren bzw. löschen wir Ihre Daten für diesen Zweck. Der technische E-Mail-Versand erfolgt über die Mail-Infrastruktur von Hostinger als Auftragsverarbeiter; hierfür besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Empfänger und Speicherdauer

Empfänger sind nur die für Betrieb und angeforderte Funktionen erforderlichen Dienstleister: Hostinger für Hosting und E-Mail-Versand sowie bei der Dokumentgenerierung Requesty und der über die EU-Allowlist ausgewählte Modellanbieter. Api Dash wird als interne Infrastruktur des Verantwortlichen betrieben. Konto- und Firmendaten werden bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Wegfall des Zwecks gespeichert; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Sicherheitsnachweise bleiben unberührt. Konkrete Fristen für Schulungs- und Teilnahmedaten sind oben beschrieben.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Zuständig ist insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Anfragen richten Sie an kontakt@aiactchecker.de.